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2021年8月29日 (日)

ズームで考える「会議」

おはようございます。

先週は社内で、税理士先生同席にて幹部5人で会議を開きました。

決算月という事もあり、話は多岐にわたります。

話は比較的スムースに進み、来季への課題の共有化が進みました。

大勢で開く会議が久しぶりでしたので、色々気づきを得られました。

今日は会議について考察します。

 

最近は、お客様とはPCを使い「ZOOM」や「teams」で打ち合わせする事が多いですが、

これは進めるべきことが決まっている場合には非常に有効だと思います。

例えば、新製品の紹介、品質管理項目の確認など。

電話+メールと分けなければいけないものを一度に、しかも多人数で処理が可能だからです。

 

しかし、方針が決まっていない会議(あえて言えば、議題に対して反対者のいる会議)の場合

ネットワーク上での話し合いでは、効果的ではないと感じます。

話自体が複雑で、その複雑な課題に対する各人の立場もそれぞれでさらに複雑。

興味が無ければ、話を聞いているようで頭に入っていないという事も多いでしょう。

では、実際に対面した会議において、これらはどのように解決されるのでしょう:

 

会議への出席者

①ある難しい案件を進めたいと、危機感と責任感を持って会議を主催。

②上司と言う立場上出席しているが、あまり面倒な事には巻き込まれたくない。

③もともと興味が無いので、ほとんど聞いていない。だが実行に際しては権限を持つ。

たとえば、大雑把に分けてこのような人たちがいたとします。

①の人は、何とか課題を解決したいので皆に協力してもらいたく、資料もたくさん用意します。

資料は配布したり、プロジェクターで投射したり...

すると

②の人は、面倒な事に巻き込まれたくなく、評論家的優等生意見を言います。

でもそれは確かに理が通っていますので、①の人も一生懸命に傾聴して理解しようと努めます。

傾聴の努力は人の気分を高揚させます。

②に属する人は、元々敵対しているわけではないので、自分の意見を理解してくれたことで気分が良くなります。

そのタイミングを逃さず、

①の人は②の人の意見も交えて、最初の問題解決に向けての話を再度します。

上司の同意は、バラバラだった会議に一体感をもたらします。

その上で③の人への対応。

③の人はもともと聞いていなかったので、②の人が①に同意したので初めて会議への参加態度を示します。

疎外感を感じつつあり、多少の焦りもありますし。

そこで良く言われるのが

「もっとわかりやすく最初から説明してくれ」

①の人はここで感情を態度に表したら負けです。もともと難しい課題に対しているのですから。

再度説明。

②に属する人の中が、会議の出席者の中で一番立場が上であれば③の人を抑え込んでしまう事も可能でしょうが

なるべく避けた方が良いです。

時間をかけて繰り返し説明をし、雰囲気を変えていくのです。

なぜなら、会議の唯一の目的は

「皆の同意を形成する事」

だからです。

無理やりに議案を通しても、③の人はもちろん、②の人も実行に力を貸してくれなければ無意味です。

力を貸してくれないどころか、邪魔をされてしまうかもしれません。

人間は機械ではありませんから、スイッチを切り替えるように感情を切り替えることはできません。

複雑なのです。

会議を主催し、自分の思う方向に話を進めるとは、この様に全人格をかけた戦いとも言えます。

仕事は面白いです。

 

集団同意を形成する大切さを書きましたが、これは昨今多く出る単語

「クラスター化」

とも言えます。

今はウィルスについて使っている事が多いので、悪い感情を持ちがちですが、

仲間が集団となって連携するというのは、人間が己の力を超えたパワーを出す唯一の方法です。

逆に孤立化は、人の魂を弱らせていきます。当然目的を失えば肉体も...

例えば、結婚式、葬式はもちろん、忘年会社や社員旅行も

孤立を防ぐ大切な行事だと思います。

今日は会議の話から、組織論に行きつきました。

組織論=生きるという事。

人は一人では絶対に生きられないのですから、今日の話は人生訓そのものでした。

書き終わって気づかされました。

有難いです。

 

写真ですが、かつて15年以上にわたり日向の製造を支えてくれた機械です:

15

狭い場所で、連続的にプレスされた製品をキャッチングしていきます。

ここ10年ほどは使っていませんでしたが、軽快な高速プレス音の中の中に響く、

「ピピピピピ」

という「ます」が回転して切り替わる音は今でもはっきりと思い出せます。

現場の工程改善における、知の集積でもありました。

又使う機会もあるかなと取っておきましたが、先週廃棄しました。

長い間ありがとうございました。

皆様、今日も読んで下さりありがとうございました。

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